모임 회비 장부 쓰는 법, 총무가 놓치지 않는 기록 순서

회비를 맡은 총무의 가장 큰 부담은 계산이 아니라 의심받는 일이에요. 기록을 모임원이 언제든 볼 수 있게 두면 설명할 일이 크게 줄어요.

1. 먼저 "회비 규칙"을 한 줄로 정하세요

얼마를, 언제, 어떤 계좌로 걷는지 그리고 어디에 쓰는지를 정해서 모임원에게 알려요. 예를 들어 "매달 1만 원, 월말까지, 모임 계좌로. 모임 식사와 행사비에만 사용"처럼 짧게 쓰면 충분해요.

기록 항목은 날짜, 금액, 내용, 낸 사람 또는 쓴 곳, 이 네 가지면 돼요. 거둔 돈은 누가 냈는지, 쓴 돈은 영수증 사진을 같이 남기세요. 현금으로 받았다면 받은 날 바로 적어야 나중에 틀리지 않아요.

채팅방에서 "입금하셨나요?"를 반복해서 묻는 일이 가장 지치는 부분이에요. 낸 사람이 기록에 표시되어 있으면 안 낸 사람만 따로 알려 주면 돼요. 한 번 안내하고 다음 달에 다시 확인하는 정도가 모임 분위기를 해치지 않아요.

월말이나 행사 직후에 "현재 잔액 얼마, 이번 달 사용 내역은 이렇다"를 모임원에게 보여 주세요. 계좌 잔액과 장부 잔액이 같은지 총무가 먼저 확인해 두면 가장 좋아요.

엑셀 파일은 총무가 바뀌면 사라지기 쉬워요. 기록이 한 곳에 남아 있으면 다음 총무가 그대로 이어받을 수 있어요. 모두의 장부에서는 장부 관리자 권한을 다른 회원에게 넘길 수 있어요.

회비로 충당하지 못한 행사비는 참석자끼리 나눠야 해요. 이럴 때는 여행 경비 정산과 같은 방식으로 낸 사람과 분담할 사람을 정해 따로 계산하면 회비와 섞이지 않아요.

통장은 돈이 오간 사실만 보여 줘요. 무슨 일로 썼는지, 누가 냈는지, 영수증이 무엇인지는 장부가 있어야 남아요.

모두의 장부에서는 회원마다 권한이 다르고, 장부 관리자가 정해요. 장부 설정에서 변경 이력도 볼 수 있어요.

모두의 장부는 모임 정산과 회비, 가계부를 함께 쓰는 서비스예요. 초대 링크를 보내면 모임원이 바로 같은 장부를 볼 수 있어요.